Guida pratica all'uso di Easybuk per i Partners
Tutto quello che devi sapere per configurare e gestire il tuo account Easybuk al meglio. La guida segue la struttura del menu principale della piattaforma.
Dopo aver effettuato l'accesso, la prima schermata che visualizzi è la Dashboard. In alto è presente una barra di navigazione rapida con accesso alle funzioni principali dell'account. A sinistra invece troverai le funzionalità dell'account.
1.1 Cambio lingua
Dalla barra superiore è possibile cambiare la lingua dell'interfaccia. La modifica è immediata e si applica a tutte le schermate del pannello.
1.2 Modalità schermo intero
Il pulsante di schermo intero espande il pannello di gestione occupando tutta la finestra del browser, eliminando le distrazioni. È utile durante il servizio per una visualizzazione più comoda del calendario prenotazioni.
1.3 Notifiche
L'icona delle notifiche segnala in tempo reale tutti gli aggiornamenti sulle prenotazioni. Ogni notifica è categorizzata per tipo:
Un cliente ha completato una prenotazione online
Un cliente ha modificato una prenotazione esistente
Un cliente ha cancellato la propria prenotazione
1.4 Link diretto al form di prenotazione
Questo pulsante apre direttamente il form pubblico di prenotazione del tuo locale — la stessa pagina che vedono i tuoi clienti. È utile per verificare come appare il form dopo ogni modifica di configurazione o per condividerne il link rapidamente.
La sezione Account, accessibile dalla barra superiore, raccoglie tutte le impostazioni relative al tuo profilo, alla tua attività e al piano sottoscritto.
2.1 Informazioni personali e aziendali Dati che identificano la tua attività e che vengono mostrati nel form pubblico
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URL Easybuk pubblico
L'indirizzo web univoco del tuo form di prenotazione (es.
app.easybuk.it/nomelocale). Condividilo sui social, nel tuo sito e su Google. - Nome azienda Il nome del tuo locale come apparirà nel form pubblico.
- Logo Carica l'immagine del logo in buona risoluzione. Verrà mostrata nell'intestazione del form.
- Breve descrizione Una o due righe che descrivono il tuo locale. Tono accogliente, massimo 150 caratteri.
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Sito web
Inserisci l'URL completo del tuo sito (es.
www.nomeristorante.it). - URL Recensioni Inserisci l'URL del provider di recensioni che preferisci utilizzare.
- Email di contatto Email dove preferisci ricevere le notifiche sulle prenotazioni.
- Telefono Il numero di riferimento per i clienti.
- Indirizzo, città, CAP, provincia Utilizzati per mostrare la posizione sul form e per le integrazioni con le mappe.
- Latitudine e longitudine Coordinate geografiche per la localizzazione precisa su mappa. Ricavabili da Google Maps cliccando sulla tua attività. Se compilato, abilita la visualizzazione della mappa nel messaggio di conferma WhatsApp.
- Link pagine social Inserisci i link ai tuoi profili social (Instagram, Facebook, ecc.) per mostrarli nel form.
2.2 Piano e fatturazione Gestisci il tuo abbonamento e i dati di pagamento
Panoramica del piano
Un riepilogo immediato dello stato del tuo abbonamento:
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| Piano attuale attivo | Il nome del piano sottoscritto (Trial, Entry, Pro, Pro+) |
| Stato abbonamento | Sospeso · Annullato · Scaduto · Attivo · In attesa di primo pagamento · In aggiornamento · Pagamento non riuscito |
| Scadenza piano | La data di rinnovo o scadenza dell'abbonamento |
| Limite prenotazioni | Numero massimo di prenotazioni incluse nel piano |
| Limite servizi ricorrenti | Quanti servizi ricorrenti puoi configurare |
| Limite servizi occasionali | Quanti servizi occasionali puoi attivare |
| Contatore notifiche WhatsApp | Messaggi WhatsApp inviati nel periodo corrente |
Dati di fatturazione
Inserisci o aggiorna i dati fiscali per la generazione delle fatture: ragione sociale, partita IVA, indirizzo di fatturazione e codice SDI o PEC per la fatturazione elettronica.
Cronologia fatture
Elenco di tutte le fatture emesse, scaricabili in formato PDF. Utile per la contabilità e per verificare lo storico dei pagamenti.
Gestione piano e add-on
Da questa schermata puoi passare a un piano superiore (upgrade) o inferiore (downgrade) e attivare i moduli aggiuntivi disponibili, come il modulo WhatsApp. Le modifiche al piano hanno effetto dal ciclo di fatturazione successivo.
Aggiorna metodo di pagamento
Modifica la carta di credito o il metodo di pagamento associato all'abbonamento. Il nuovo metodo verrà utilizzato a partire dal prossimo rinnovo.
2.3 Impostazioni
Termini, condizioni e politica di cancellazione
Definisci i termini e le condizioni che i tuoi clienti accettano al momento della prenotazione, inclusa la tua politica di cancellazione. Questi testi vengono mostrati nel form pubblico prima della conferma.
Collega Google Calendar
Integrazione con Google Calendar per sincronizzare le prenotazioni Easybuk direttamente nel tuo calendario Google. Le prenotazioni appaiono come eventi, con tutti i dettagli del cliente.
2.4 Supporto
Accesso diretto ai canali di assistenza Easybuk. Da qui puoi aprire una richiesta di supporto, consultare la documentazione o contattare il team via email o telefono. Il piano Pro+ include assistenza telefonica dedicata.
La sezione Prenotazioni è il cuore operativo di Easybuk. Qui visualizzi, gestisci e crei tutte le prenotazioni del tuo locale, organizzate in un calendario interattivo.
3.1 Calendario prenotazioni
Il calendario mostra una panoramica visiva di tutti i giorni. I giorni con prenotazioni saranno contrassegnati con colorazioni:
Selezionando una data, il pannello laterale mostra l'elenco delle prenotazioni per quel giorno. Per ogni prenotazione sono visibili:
- Nome e cognome del cliente
- Numero di coperti
- Orario della prenotazione
- Note speciali (allergie, richieste particolari, ecc.)
3.2 Nuova prenotazione manuale
Il pulsante Nuova prenotazione permette di inserire manualmente una prenotazione — utile per gestire le richieste telefoniche o walk-in. Compila i campi richiesti (nome, cognome, coperti, orario, email, telefono, servizio e stato), conferma e scegli se generare una notifica al cliente.
3.3 Visualizza e modifica prenotazioni
Selezionando una prenotazione dall'elenco giornaliero puoi visualizzarne tutti i dettagli e apportare modifiche: cambiare orario, aggiornare il numero di coperti, aggiungere note o annullare la prenotazione.
3.4 Stampa nota di servizio
Easybuk mette a disposizione due opzioni di stampa pensate per la cucina e per la sala:
Stampa nota di servizio
Stampa un riepilogo operativo del giorno selezionato, ottimizzato per la brigata di cucina (coperti totali, orari, note speciali).
Stampa tutte le prenotazioni
Stampa l'elenco completo delle prenotazioni del giorno con tutti i dettagli.
I Servizi sono il fulcro della configurazione di Easybuk. Ogni servizio rappresenta un'occasione prenotabile: il pranzo, la cena, un evento speciale, una degustazione. Puoi configurare ogni servizio nel dettaglio, definendo disponibilità, capienza, orari e modalità di pagamento.
4.1 Tipologie di servizio
Easybuk distingue due tipologie di servizio:
Servizio Ricorrente
Si ripete con cadenza regolare nei giorni della settimana selezionati (es. Pranzo tutti i giorni, Cena dal martedì al sabato). È il tipo di servizio standard per la ristorazione.
Servizio Occasionale
Avviene in una data specifica (es. Cena di San Valentino, Evento di degustazione). Ha una data di inizio e fine coincidenti o ravvicinate. I giorni attivi vengono ignorati.
4.2 Configurazione di un servizio
Per creare o modificare un servizio, accedi a Gestione Servizi e clicca su Aggiungi nuovo servizio oppure seleziona un servizio esistente. La configurazione è organizzata in sei schede.
- Nome del servizioIl nome che verrà mostrato ai clienti nel form di prenotazione (es. "Pranzo", "Cena", "Brunch domenicale").
- TipologiaRicorrente o Occasionale.
- IconaSeleziona un'icona rappresentativa per il servizio. Aiuta il cliente a identificare visivamente il tipo di prenotazione.
- StatoAttivo Il servizio è operativo e accetta prenotazioni. Inattivo Il servizio è sospeso e non appare nel form pubblico.
- Visibilità onlinePubblico — visibile e prenotabile da tutti i clienti. Privato — non visibile nel form pubblico; utile per servizi riservati o in fase di test.
- Descrizione breveUna riga di testo che appare sotto il nome del servizio nel form (es. "Disponibile dal lunedì al venerdì, 12:00–14:30").
- Descrizione estesaUn testo più articolato con tutti i dettagli del servizio: cosa include, eventuali limitazioni, note speciali.
- Data inizio e data fineIl periodo di attività del servizio. Per i servizi ricorrenti permanenti, imposta una data di fine lontana nel tempo.
- Orario di inizio e fineGli orari entro cui il servizio è disponibile. Il form di prenotazione mostrerà solo slot compresi in questo intervallo.
- Giorni attiviSeleziona i giorni della settimana in cui il servizio è disponibile. Vale solo per i servizi ricorrenti; per i servizi occasionali viene ignorato.
Questa è la sezione più importante per la gestione operativa del tuo locale.
-
Capienza per Servizio
Il numero massimo di coperti accettati per l'intero servizio, indipendentemente dall'orario.
Esempio: se imposti 40, non potrai superare 40 coperti totali a pranzo. -
Capienza per Slot — Multi Turno
Il numero massimo di coperti per ogni singolo slot orario. Utile per distribuire i tavoli nel tempo ed evitare picchi di arrivi.
Esempio: con slot da 30 minuti e capienza per slot di 10, al massimo 10 coperti possono prenotare per le 20:00, altri 10 per le 20:30. - Posti Max Il numero massimo di persone per singola prenotazione. Utile per limitare prenotazioni di gruppi molto grandi.
-
Durata step orario (minuti)
Definisce ogni quanti minuti vengono proposti gli orari disponibili nel form.
Esempio: con step di 30 minuti e servizio dalle 12:00 alle 14:00, il cliente vedrà: 12:00, 12:30, 13:00, 13:30.
- Per un ristorante con un unico turno a orario fisso usa solo la Capienza per Servizio.
- Per un locale con doppio turno o prenotazioni scaglionate, attiva la Capienza per Slot e configura la durata dello step in base alla durata media del pasto.
- Per i ristoranti con menu degustazione, uno step di 60–90 minuti è spesso più adatto.
Configura se e come richiedere una garanzia economica al momento della prenotazione. Questa funzione è fondamentale per ridurre i no-show.
- Nessuna garanzia Prenotazione libera, senza richiesta di dati di pagamento al cliente.
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Preautorizzazione carta
Al momento della prenotazione viene richiesta la carta di credito del cliente. Non viene effettuato alcun addebito immediato: la carta viene preautorizzata per l'importo configurato. L'addebito avviene solo secondo le condizioni che hai definito nella tua politica di cancellazione.
• Importo preauth per persona (€): l'importo da preautorizzare per ogni coperto. Esempio: 10€ × 4 coperti = 40€ preautorizzati.
• Numero massimo di giorni prenotatili con garanzia: limita la preautorizzazione alle prenotazioni entro N giorni. Attualmente il massimo è 7 giorni.
La sezione Reminder ti permette di configurare l'invio automatico di promemoria ai clienti prima della loro prenotazione. Un cliente che riceve un promemoria tempestivo è molto più propenso a presentarsi o a cancellare in anticipo, liberando il tavolo per altri ospiti.
- Quando inviarlo Seleziona con quanto anticipo rispetto all'orario della prenotazione deve essere inviato il promemoria: 12, 24, 36 o 48 ore prima.
- Canale di invio Email — inviato via email all'indirizzo fornito in fase di prenotazione. WhatsApp* — inviato via WhatsApp al numero indicato dal cliente. Richiede il modulo WhatsApp attivo. Email + WhatsApp* — inviato su entrambi i canali per massimizzare la probabilità di ricezione. *prevede che il modulo WhatsApp sia attivo sull'account.
- Deadline prenotazioniDefinisce quante ore prima dell'inizio del servizio chiudere la possibilità di prenotare. Default: 0 (fino all'inizio del servizio). Con valore 2, le prenotazioni online si chiudono 2 ore prima.
- Cancellazione consentitaSe attivata, permette al cliente di cancellare solo entro N ore prima dell'inizio del servizio. Oltre tale limite, la cancellazione non è più possibile dal form pubblico.
- Liste di attesaSe attivata, quando il servizio è al completo i clienti possono iscriversi a una lista d'attesa.
- Conferma prenotazioni frontendSe attivata, le prenotazioni dal form pubblico entrano in stato "In attesa di conferma". Ricevi la notifica e puoi confermare o rifiutare manualmente. Utile per eventi speciali o disponibilità limitata.
- Gestione TavoliSe attivata, abilita l'assegnazione dei tavoli alle prenotazioni. Consente di gestire la disposizione della sala e di ottimizzare l'occupazione. In abbinamento alla preautorizzazione di pagamento, rende possibile dividere l'ammontare della garanzia tra i partecipanti dello stesso tavolo.
4.3 Servizi in corso e conclusi
Dal menu laterale puoi accedere a due viste filtrate:
Mostra tutti i servizi attualmente attivi o futuri.
Archivio dei servizi terminati, utile per consultare lo storico.
La sezione Eccezioni ti permette di modificare il comportamento di un servizio in una data specifica, senza dover alterare la configurazione generale. È lo strumento ideale per gestire chiusure straordinarie, variazioni di orario o di capienza per eventi particolari.
5.1 Come funzionano le eccezioni
Seleziona la data sul calendario: il pannello mostra i servizi attivi in quella giornata. Per ognuno puoi applicare un'eccezione che sostituisce temporaneamente la configurazione standard.
Il calendario delle eccezioni mostra tre tipi di indicatori visivi:
5.2 Tipologie di eccezione
Disabilitazione del servizio
Disattiva completamente un servizio per la data selezionata. I clienti non potranno prenotare quel servizio in quella giornata. Utile per:
- Chiusure straordinarie (festività, manutenzione, eventi privati)
- Sospensione di un turno specifico (es. niente pranzo il lunedì di Pasqua)
Override del servizio
Modifica i dettagli di un servizio solo per la data selezionata, senza alterare la configurazione permanente. I campi modificabili in override sono:
- Titolo alternativoMostra un nome diverso nel form per quella data (es. "Pranzo di Ferragosto" invece di "Pranzo").
- Descrizione alternativaUn testo specifico per quella giornata, utile per comunicare variazioni di menù o condizioni speciali.
- Posti max alternativiModifica la capienza disponibile per quella data (es. riduci i coperti per un evento privato parziale).
- Ora di inizio alternativaSposta l'orario di apertura del servizio per quella data.
- Ora di fine alternativaAnticipa o posticipa la chiusura del servizio per quella data.
La sezione Opzioni modulo ti permette di personalizzare l'aspetto e il contenuto del form pubblico di prenotazione — la pagina che vedono i tuoi clienti quando prenotano online.
6.1 Campi del form
Configura come vengono raccolte le informazioni dai clienti durante la prenotazione.
Conta solo gli adulti
Mostra un messaggio personalizzabile durante la fase di inserimento numero di persone, per escludere i bambini dal conteggio. Utile per ristoranti che gestiscono menù o sedute differenziate.
Il cliente dovrà specificare il numero totale di persone, includendo sia adulti che bambini. Utile per locali che non differenziano la capienza per tipologia di ospite.
Avviso personalizzato
Campo opzionale: inserisci un messaggio che apparirà nel form prima che il cliente completi la prenotazione. Esempi di utilizzo:
- Comunicare una variazione temporanea di menù
- Avvisare di una politica specifica (es. "Il locale non è accessibile ai passeggini")
- Promuovere un evento imminente
6.2 Informazioni azienda nel form
Seleziona quali informazioni della tua attività mostrare nell'intestazione del form pubblico. Puoi scegliere di visualizzare o nascondere:
6.3 Stile e aspetto
Personalizza i colori e lo sfondo del form di prenotazione per allinearlo all'identità visiva del tuo locale.
- Colore principaleIl colore dei pulsanti e degli elementi interattivi del form.
- Colore di sfondoIl colore o l'immagine di sfondo della pagina.
- Colore del testoPer garantire leggibilità sul tuo sfondo scelto.
Per accedere al pannello di gestione Easybuk le tue credenziali sono:
- UsernameL'indirizzo email con cui hai registrato il tuo account Easybuk.
- PasswordLa password scelta in fase di registrazione.
https://app.easybuk.it/forgot-password
Inserisci la tua email e riceverai le istruzioni per creare una nuova password direttamente nella tua casella di posta.
Un riepilogo delle impostazioni più importanti da configurare all'avvio e delle operazioni più frequenti.
Checklist primo avvio
Segui questi passaggi nell'ordine per rendere operativo il tuo account Easybuk nel minor tempo possibile.
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1Compila le Informazioni aziendali Nome, logo, email, indirizzo, telefono, ecc. — Account → Informazioni
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2Inserisci Termini e politica di cancellazione Impostazioni
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3Crea il primo Servizio (es. Pranzo o Cena) Servizi → Gestione Servizi
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4Configura capienza, slot orari e giorni attivi del servizio Servizi → Modifica → Capienza & Slot
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5Personalizza i colori del form pubblico (opzionale) Opzioni modulo → Stile e aspetto
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6Verifica il form pubblico cliccando sul link dalla barra superiore Dashboard → Link form
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7Condividi il link di prenotazione sui social e nel tuo sito Account → URL Easybuk pubblico
Contatti e assistenza
Per qualsiasi dubbio o necessità il team Easybuk è disponibile attraverso i seguenti canali:
Tutti gli utenti hanno accesso all'assistenza telefonica dedicata direttamente dalla sezione Supporto del pannello.